Tüm faaliyetlerimiz şeffaf ve denetlenebilir
Şeffaflık İlkesi, Siverek Eğitim Gönüllüleri Derneği'nin tüm faaliyetlerinde, mali işlemlerinde ve karar alma süreçlerinde izlediği temel yaklaşımı ortaya koyar.
1. Amaç ve Kapsam
Amaç: Derneğin faaliyetlerinin, mali işlemlerinin ve karar alma süreçlerinin açık, erişilebilir ve denetlenebilir olmasını sağlamak; paydaş güvenini güçlendirmek.
Kapsam: Bu ilke, dernek yönetimi, üyeler, gönüllüler, bağışçılar ve kamuoyunu kapsar.
2. Temel İlkeler
Açıklık: Dernek, amaçları, faaliyetleri, projeleri ve kaynak kullanımı hakkında doğru ve güncel bilgi sağlar.
Erişilebilirlik: Bilgiler, dernek web sitesinde ve gerektiğinde yazılı olarak kolay erişilebilir biçimde yayımlanır.
Doğruluk: Paylaşılan tüm bilgiler eksiksiz, doğru ve yanıltıcı olmaktan uzak tutulur.
Hesap Verebilirlik: Yönetim kurulu ve yetkililer, karar ve uygulamalarından sorumludur; hesap verme mekanizmaları işletilir.
Gizlilik ve Kişisel Veriler: Şeffaflık, kişisel verilerin korunması ve gizlilik haklarıyla dengelenir.
3. Bilgi Paylaşımı ve Yayınlama
Yıllık Faaliyet Raporu: Her yılın sonunda faaliyet raporu hazırlanır; amaç, gerçekleştirilen projeler, hedefler, faaliyet sonuçları ve gelecek planları yer alır.
Mali Raporlama: Yıllık bilanço, gelir-gider tablosu ve denetçi raporu web sitesinde yayımlanır. Ara dönem önemli mali gelişmeler gerektiğinde duyurulur.
Proje Bilgilendirmesi: Her proje için amaç, bütçe, kaynaklar, uygulama takvimi ve beklenen/elde edilen sonuçlar kamuoyuna açıklanır.
Toplantı Tutanakları: Yönetim kurulu ve genel kurul karar özetleri, alınan kararlar ve gerekçeleri özet halinde yayımlanır.
4. Bağış ve Kaynak Kullanımı
Bağışların Açıklanması: Bağışçı gizliliği korunmak kaydıyla (bağışçının talebi yoksa) yıllık bağış kaynakları ve tutarları sınıflandırılarak açıklanır.
Fonların İzlenmesi: Bağış ve hibe gelirleri proje bazında izlenir; kaynakların hangi faaliyetlerde kullanıldığı raporlanır.
Kullanım İlkeleri: Kaynaklar derneğin amaçlarına uygun, etkin ve verimli şekilde kullanılır; usulsüzlük tespitinde gerekli işlemler yapılır.
5. Karar Alma Süreçleri
Yetki ve Sorumlulukların Belirlenmesi: Yönetim kurulu, başkan, sayman ve diğer görevlerin yetki sınırları yazılı olarak tanımlanır.
Çıkar Çatışması: Yönetim kurulu üyeleri ve görevliler, çıkar çatışması doğurabilecek durumları derhal beyan eder; ilgili kişi karar süreçlerinden çekilir.
Katılımcılık: Önemli politika ve proje kararlarında üyeler ve ilgili paydaşların görüşleri alınır; mümkünse istişare mekanizmaları işletilir.
6. Denetim ve İç Kontrol
Düzenli Denetim: Mali ve idari denetimler düzenli olarak yapılır; bağımsız denetçi veya denetim kurulu raporları yayımlanır.
İç Kontrol Mekanizmaları: Harcama onay süreçleri, yetki devri, belge düzeni ve kayıt sistemleri açık, izlenebilir ve belgelenmiş olur.
Usulsüzlük Bildirimi: Usulsüzlük, yolsuzluk veya suiistimal iddiaları için güvenli ve gizli bildirim kanalları oluşturulur; iddialar bağımsız şekilde soruşturulur.
7. İletişim ve Şikâyet Yönetimi
Şeffaf İletişim: Dernek, faaliyetleri ve raporları hakkında düzenli bilgilendirme yapar; iletişim kanalları (e-posta, telefon, web formu) açık tutulur.
Şikâyet Prosedürü: Üyeler, gönüllüler, bağışçılar ve yararlanıcılar için şikâyet ve geri bildirim mekanizması tanımlanır; başvuruların alınma, değerlendirme ve sonuçlandırma süreleri belirlenir.
Geri Bildirim Raporlama: Gelen şikâyetlerin türü, çözüm oranı ve alınan önlemler periyodik olarak özetlenir.
8. Eğitim ve Farkındalık
İç Eğitim: Yönetim kurulu, gönüllüler ve çalışanlar için şeffaflık, etik ve mali sorumluluk konularında düzenli eğitimler verilir.
Toplumsal Farkındalık: Dernek, şeffaflık uygulamalarını ve hesap verebilirlik kültürünü topluma ve paydaşlara anlatır.
9. Uygulama, İzleme ve Güncelleme
Uygulama Sorumlusu: Şeffaflık ilkesinin uygulanmasından sorumlu bir görevli veya komite atanır.
İzleme: İlke uygulamaları yıllık olarak değerlendirilir; eksiklikler tespit edilip giderilir.
Güncelleme: Mevzuat, iyi uygulamalar veya dernek ihtiyaçlarına göre ilke periyodik olarak güncellenir.
10. Yürürlük
Bu Şeffaflık İlkesi, Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer ve derneğin tüm organları için bağlayıcıdır.